LES OUTILS NUMÉRIQUES COLLABORATIFS

Des travaux de classe en groupe aux projets collaboratifs avec des collègues, tout le monde utilise des outils numériques collaboratifs.  Ils sont en effet devenus de plus en plus présents dans nos vies avec l’ascension du numérique depuis quelques années. Cet article a pour but de vous en présenter quelques-uns.

La suite Google

La G Suite a été créée en août 2006 par Google et lui appartient. Par conséquent, elle appartient à Alphabet, la maison-mère de Google. Grâce à leur adresse Gmail, les utilisateurs peuvent avoir accès à plusieurs outils et peuvent collaborer avec d’autres personnes. La G Suite étant gratuite, elle est par conséquent accessible à tous et permet de fidéliser les utilisateurs.

La G suite se compose de 19 outils différents répartis en 4 catégories (Communiquer, créer, accéder, contrôler). Les outils phares de Google restent sa boite mail (Gmail), les outils de traitement de texte (Google Doc, Google Slide, Google Forms et Google Sheets) ainsi que l’agenda Google.

Les avantages de la G suite :

  • Facilité d’utilisation
  • Compatibilité avec les appareils mobiles
  • Pas d’arrêt pour la réalisation de maintenance
  • La collaboration en temps réelle
  • Possibilité de faire des modifications en mode hors ligne
  • Possibilité d’accéder aux documents en mode hors-ligne
  • Les mises-à-jours se font automatiquement pour que l’utilisateur travaille toujours sur la dernière version

Les contraintes de la Gsuite :

  • Googles Docs, Slide et Sheets sont moins développés que leurs concurrents chez Microsoft
  •  Il faut payer pour accéder à un espace de stockage illimité
  • Efficacité limité lorsque le document est trop long
  • Efficacité limité lorsqu’il y a trop d’utilisateurs connectés sur le même document

Présentation des divers composants de la suite Google (Google sheets, doc, slide, contact, drive, gmail, agenda)

La suite Microsoft

La Suite Microsoft date des années 1990. Elle appartient à l’entreprise du même nom qui fut créée une quinzaine d’années auparavant par Bill Gates et Paul Allen. Le but de la suite est de permettre à tous les utilisateurs qui font tourner le programme Microsoft d’avoir accès à des logiciels de traitement de texte, présentation et feuilles de calculs adaptés. À cette époque cependant, ce n’est pas encore collaboratif. Il le deviendra seulement beaucoup plus tard avec l’arrivée de Microsoft Teams en 2017 qui permet aux utilisateurs ayant un compte Microsoft de travailler ensemble sur des documents, de se partager des documents et de pouvoir chater sur la même interface de travaille.

La suite Microsoft ou Microsoft Office se compose de 7 logiciels : Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, Publisher et depuis peu de Microsoft Teams.

Les avantages sont :

  • Facilité d’utilisation
  • Existe une version pour les appareils mobiles
  • Les logiciels sont très développés et proposent beaucoup de fonctionnalités
  • Mises-à-jours gratuites
  • Les étudiants y ont accès gratuitement

Les contraintes sont :

  • Il faut payer pour y avoir accès
Présentation des divers composants de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, ...)

Des outils utiles dans les métiers de la communication

Une personne travaillant dans le domaine de la communication a besoin d’être organisée afin de tenir les deadlines et être efficace. Ainsi, il est conseillé de connaître quelques outils de gestion de projet. Il existe par exemple Trello qui permet à chacun de pouvoir émettre des propositions sur le sujet dont il est question au moyen de « cartes ». Il est également possible d’ajouter des dates limites, rappels et d’indiquer quelle personne doit réaliser quelle tâche. Discord, Messenger, WhatsApp et toutes autres applications permettant les discussions de groupes peuvent être considérés comme des outils de gestions de projets puisqu’elles permettent aux différents membres d’une équipe de communiquer ensemble et d’échanger des documents au besoin. Cependant Messenger a une fonctionnalité en plus que les autres applications de discussions : il permet de créer des événements, sondages et des rappels.

Dans le milieu de la com’, et en particulier du community management, il est essentiel de maîtriser le rythme de publication des différents posts sur tous les réseaux sociaux de la société. Pour cela, il est recommandé de se rendre sur l’outil Facebook Creator Studio, qui est gratuit et permet de synchroniser les comptes Facebook et Instagram ensemble tout en préparant les futures publications. Il est également possible d’utiliser des outils de programmation efficace et peu chers tels que Hootsuite et Buffer (qui deviennent collaboratifs uniquement à partir du moment où l’on prend le forfait payant). Très simples d’utilisations et assez intuitifs, ils permettront à tout à chacun de s’y retrouver dans le planning des publications.

Le graphisme, bête noire de certains et terrain d’amusement et d’expression pour d’autres. En effet, il est possible de collaborer avec d’autres personnes et gratuitement sur Canva. Un outil très simple d’utilisation qui permet de produire des designs assez facilement. C’est l’outil magique pour tous ceux qui ne maîtrisent pas Indesign. Il existe d’autres outils, semblables à Canva tels que Desygner et Crello, qui ont pour avantage de permettre le redimensionnement gratuit. Ces outils sont semblables du point de vue de l’interface et des possibilités de création. Ils sont le moyen le plus simple de créer des visuels pour toutes les occasions.

Nous pouvons donc conclure que les outils numériques collaboratifs sont devenus indispensables dans le travail des communicants. De plus, il est possible d’en trouver des gratuits, ce qui permet aux étudiants ou aux jeunes entrepreneurs de pouvoir travailler en équipe sans pour autant devoir dépenser des sommes astronomiques pour obtenir des logiciels payants.